Betaalstaat administrasie (Payroll)

June 24, 2014

BETAALSTAAT (PAYROLL) EN BYHOU VAN SALARISREKORDS
Salarisse is ‘n baie groot koste-komponent van meeste besighede in Suid-Afrika. Die administrasie van die salarisse is egter ook baie belangrik en is onderhewig aan ondermeer die Wet op Basiese Diensvoorwaardes asook die Belastingwet. Finkor Sekretariële Dienste kan u hele betaalstaat hanteer (insluitend die EMP501 soos hieronder beskryf) en u sodoende help om aan toepaslike wetgewing te voldoen.

Die volgende inligting moet skriftelik verstrek word wanneer die werknemer betaal word (Betaalstrokie / payslip):
1. Werkgewer se naam en adres;
2. Werknemer se naam en beroep;
3. Tydperk van betaling;
4. Enige aftrekkings van die salaris;
5. Die werklike bedrag wat betaal is; en
6. Die werknemer se salariskoers en oortydskaal ( bv. een en ‘n half tyd );
7. Die getal gewone en oortydure gewerk gedurende die tydperk van betaling;
8. Die getal ure op ‘n Sondag of openbare vakansiedag gewerk gedurende die tydperk. (Dubbel tyd)

Aftrekkings en ander handelinge Rondom Salarisstrokies:

‘n Werkgewer mag nie geld van ‘n werknemer se salaris aftrek nie, tensy –

1. Dit statutêr vereis word, bv. LBS en WVF.
2. Die werknemer skriftelik instem tot die aftrekking van ‘n spesifieke skuld;
3. Die aftrekking ingevolge ‘n kollektiewe ooreenkoms, wet, hofbevel of arbitrasietoekenning gedoen word.
4. ‘n Aftrekking ten opsigte van skade of verlies wat deur die werknemer veroorsaak is, mag slegs gedoen word met die instemming van die werknemer en nadat die werkgewer ‘n regverdige prosedure gevolg het.
5. Werkgewers moet aftrekkings en werkgewerbydraes vir bystandsfondse binne sewe dae na die fonds oorbetaal.

IRP5 ‘een die uitreiking daarvan:
‘n Werkgewer word in terme van die Belastingwet verplig om jaarliks ‘n IRP5 aan werknemers uit te reik wat ondermeer die volgende inligting verstrek:
1. Totale verdienstes vir die jaar teenoor die korrekte SARS kode, bv. 3601 vir salaris, 3701 vir reistoelaag.
2. Die totale bedrag LBS, WVF, en VHF vir die werknemer vir die jaar betaal.
3. Tydperk in diens.
4. Persoonlike kontakbesonderhede van werknemer.

Die IRP5 se totale LBS, WVF en VHF word dan bymekaargetel en gerekonsilieer met die jaar se EMP201 opgawes (die sogenaamde LBS-opgawe) en enige verskille moet verantwoord word. Dit word die EMP501 rekonsiliasie genoem.

Min mense is egter bewus daarvan dat SARS deesdae vereis dat die EMP501 2 maal per jaar gedoen moet word:
a. Die Augustus indiening wat die eerste 6 maande van die belastingjaar rekonsilieer. Geen IRP5’e word dan vir werknemers uitgereik nie.
b. Die Februarie indiening wat die jaar se inligting vervat. IRP5’e word aan werknemers uitgereik.